企業の機密書類・機密情報の種類とは？廃棄・処理方法と情報漏洩のリスクについて【回収ボックス】
2022.03.16
業界コラム
紙媒体の機密書類の廃棄は慎重に行わなければいけません。どこかから書類に記載されている情報が流出すると将来的な利益の損失だけでなく、顧客、取引先からの信用もなくなってしまうでしょう。
また、近年のDX化やコロナ禍によるテレワークの普及によって、紙の媒体からデータ媒体に移行する企業も増えています。
今一度、機密書類の廃棄方法と情報漏洩の種類について理解を深めておきましょう。
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機密書類は重要性に応じて3段階に分けられる
そもそも機密書類とは企業内外問わず、関係者以外に漏洩すると関係者にとって不利益が生じる情報を含んだ文書です。たとえ同じ企業に勤める従業員であっても許可がなければアクセスすることもできないでしょう。
もし情報が企業外に漏洩してしまうと、その被害は自社だけでなく取引先や顧客にも及びます。機密情報を守れない企業として認知されてしまうと、今後の取引や商談、顧客心理にも大きく影響するでしょう。
そのため、情報漏洩には細心の注意が払われており、廃棄するにも厳重に行います。とはいえ、全ての機密情報を厳重に管理するのは現実的ではありません。
どの機密情報も厳重に保管し、アクセスするにも許可を取っていたら実際の業務にも支障をきたしてしまうでしょう。こうしたことから、書類に含まれている機密情報の重要性に応じて、機密書類は以下の3段階に分けられています。
・極秘文書
・秘文書
・社外秘文書
それぞれ具体的に確認していきましょう。
極秘文書
記載された情報が漏洩してしまうと、企業の経営に直接損害を与えるかもしれない文書を指します。そのため、企業の中でも幹部やプロジェクトリーダーといったごく一部の人たちにのみ共有されています。
・未発表の研究情報
・M＆Aや新規事業計画などの重要なプロジェクト
・社内システムのIDやパスワードといった管理に関する情報
などが極秘文書に含まれる情報として挙げられます。
秘文書
記載された情報の重要性や機密性が極秘文書ほどではない文書を指します。とはいえ社内でも関係者以外には知らせてはいけないため、限られた人物しか閲覧を許可されないでしょう。
・部品の設計図や仕様書
・従業員、顧客の個人情報
・新規の事業契約
などが秘文書に記載されている情報として挙げられます。
社外秘文書
社内で共有されているものの、社外に漏洩することで不利益が生じる文書を指します。より範囲の狭く、部署単位でのみ共有が許された部外秘文書も存在します。
・マーケティングの結果
・顧客リスト
・仕入れ価格情報
などが社外秘文書に記載されている情報として挙げられます。
機密情報も紙媒体からデータ化の流れへ
日本では近年、グローバル化や働き方改革に伴うDX化が推進されており、紙媒体の資料を無くそうという考えが広がりつつありました。これは、業務上必要な書類をデジタル化することによって、業務効率改善を目的としています。
そのため紙の書類自体が無くなりつつありましたが、コロナ禍によってこの流れがより急速に加速したのです。
ソーシャルディスタンスを確保するには、オフィスのスペースをすべて活用しなければならず、書類を収納している書架を取り除かなければいけません。また、テレワークの普及に伴い、従業員が働く場所はバラバラとなりました。
こういった状況では紙の書類でやり取りを行うのは不便なため、機密情報も紙媒体からデータ媒体へと変化しているのです。
機密書類の廃棄方法
こういった経緯もあり、機密書類を廃棄する企業が増えてきています。とはいえ、廃棄処分をいい加減に行ってしまうと、そこから情報漏洩につながり、大きな損失となりかねません。
改めて機密書類の廃棄方法について確認していきましょう。それぞれの廃棄方法の特徴とともに、メリット・デメリットも紹介していきます。
従業員がシュレッダーにかけて処分する
機密情報を処分する最も簡単な手段としては、従業員自らが少量づつシュレッダーにかけて廃棄する方法です。処分できたことを直接確認できるため、情報漏洩の心配もないでしょう。
とはいえ、処分する機密書類が多くなるにつれて従業員にかかる手間が大変大きくなります。
処分する書類と処分しない書類に分類し、ホッチキスやクリップといった留め具を外す必要があるため、大量処分したいときにはおすすめできません。
専門業者に焼却処分を依頼する
処分する機密書類が大量になってしまった場合は業者に依頼するのも良いでしょう。焼却処分を行っている専門業者に依頼すれば、焼却工場に機密文書を持っていくだけで、跡形もなく燃やしてくれます。
火力の強い大きな工場のため、持っていくために使用した段ボールやクリップなどの留め具もまとめて焼却できるでしょう。自分の目の前で処分の現場を確認できるため、情報漏洩の面からも安心です。
焼却処分時に二酸化炭素を排出してしまう
欠点として焼却処分の際に二酸化炭素を排出してしまうことが挙げられます。近年はSDGsやESG投資に対して積極的な企業や顧客も多く、大量の書類を処分するために焼却処分を利用したというのが、良い印象を持たれない可能性があります。
もちろん全員が環境問題に対して積極的なわけではありません。しかし、環境問題についても積極的に取り組む旨を企業の代表者が過去に発言していたにも関わらず、焼却処分を実施した場合には揚げ足を取る形で矛盾を指摘されるリスクがあります。
業者に焼却処分を依頼する前には、自社がどのようなスタンスをとっているのか、取引先やお得意様が環境問題に対して積極的なのか否かを把握しておくと良いでしょう。
専門業者に融解処理を依頼する
専門業者に依頼する方法としては、焼却処分の他にも融解処理が挙げられます。融解処理とは紙を繊維のレベルにまで溶かして処分する方法を指します。
溶かすと聞くと薬品をイメージするかもしれませんが、実際には水と機械のみで書類を融解します。そのため、化学薬品による環境への悪影響も、焼却処分による二酸化炭素排出もないため、環境にやさしい処分方法と言えるでしょう。
融解された書類も繊維レベルにまで溶けてしまうので、誰かが読み取ることはできません。ホッチキスやクリップといった留め具や書類をまとめている紙製ファイルも一緒に溶かしてくれるため、分類する際の手間も省けます
ビニールやプラスチック類はあらかじめ取り除く
注意点として、溶かせない備品はあらかじめ排除しておきましょう。
留め具類は溶かせずに残ってしまったとしても、量や体積が微量のため問題なしとされます。しかし、大きなビニールやプラスチックは、モーターに絡まる可能性があります。
また、融解し終わった後もビニールやプラスチックの除去に作業員の手間を取られるため、業務の邪魔となってしまいます。
融解業者へ依頼する際には、あらかじめビニールやプラスチック製のファイルは取り除いておきましょう。
機密書類の処分に役立つテラモトの製品
大量の書類を廃棄するのであれば、基本的には業者へ依頼するのが良いでしょう。とはいえ、業者へ依頼するためには廃棄する書類を持ち運ばなければなりません。
つまり、業者に依頼する前に、大量にある機密書類を必要か不必要かに分類する必要があります。しかし、大量にある書類を分類しようとすると、かかる手間も膨大になるでしょう。各部署や担当者にも本当に必要ないかの確認を取る必要があり、短い期間で一気に分類するのは不手際の要因となるため避けたいところです。
そこでテラモトが販売している機密回収ボックスを利用してみてはいかがでしょうか。
機密回収ボックス
機密回収ボックスはその名の通り、機密書類の回収を目的とした鍵付き回収ボックスです。投函口が上部と下部にそれぞれ2つずつ付いており、回収する書類のサイズごとに分けられるようになっています。
キャスターが付いているので、回収した大量の書類を抱えて、事務所から車まで移動する労力も削減できます。日々の業務で細目に書類を分類していき、不要であることが確認取れ次第、こちらの機密回収ボックスに投函すれば不要な手間も省けます。
また、後から必要であったと分かった場合は、鍵を開封して中から取り出すことも可能です。安全性と機能性の両方を兼ね備えた回収ボックスですので、気になった方はぜひご検討ください。
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機密書類の廃棄には最善の注意をはらって
機密書類には程度の差はあれど、関係者以外には知られてはいけない重要な企業情報が記載されています。企業の規模が大きくなるにつれて、数年単位も前の資料も残っている場合もあり、廃棄には手間がかかるでしょう。
しかし、適当に廃棄してしまうと、企業しか知りえないはずの情報が流出し、信用問題へと発展します。そのため、機密書類を廃棄する際は最善の注意をはらって行いましょう。
